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Négocier pendant la pandémie par vidéo ou audio conférence

samedi 25 avril 2020

Pendant la pandémie de COVID-19, les réunions de négociations peuvent toujours se tenir en présentiel. S’il y a urgence, des réunions peuvent être organisées mais il faut pour cela respecter les consignes de sécurité sanitaires et les gestes barrières. Les négociateurs sont autorisés à se déplacer comme pour une activité non compatible avec le télétravail. Mais, dans ce contexte de pandémie, l’État encourage le recours à la négociation collective à distance par vidéo ou audio conférence sous certaines conditions. Le ministère du Travail a précisé les conditions de signature et éventuellement de consultation des salariés là où il n’y a pas de représentation du personnel.

La négociation collective à distance

La seule condition requise pour que cette négociation soit valable est que le principe de loyauté de la négociation collective soit respecté et donc que cette négociation soit menée collectivement. Cela veut dire que l’ensemble des parties de la négociation soient convoquées aux réunions et que la négociation se déroule en présence de toutes les parties (du moins celles qui le souhaitent) pour que les représentants des salariés et de la direction puissent s’exprimer et débattre ensemble en toute transparence.

Bien sûr, cela n’exclut pas les réunions bilatérales souvent nécessaires entre direction d’une part et des organisations syndicales ou entre organisations syndicales comme dans toute négociation mais les réunions plénières doivent regrouper toutes les parties.

Pour les représentants syndicaux, ce type de négociation impose d’adapter les pratiques syndicales. D’une part, dans le déroulement même des négociations, les apartés ou les suspensions de séances sont difficiles à organiser. Plus difficile aussi est de repérer les réactions physiques des acteurs de la négociation à telles ou telles déclarations qui en disent parfois plus long sur l’état d’esprit des négociateurs que des déclarations, surtout s’il s’agit d’audio conférences. Plus difficiles aussi, les effets de manche, les fausses sorties, etc. qui pimentent quelquefois les négociations. Faut-il le regretter ?

D’autre part, durant le confinement, le débat nécessaire avec les salariés et les adhérents et leur consultation sont rendus plus difficiles. Peut-être, faut-il négocier la possibilité d’organiser des réunions à distance, des forums de discussion ou d’envoyer des informations aux salariés via l’intranet de l’entreprise comme cela se fait déjà dans de nombreuses entreprises ? Cela peut être l’occasion d’innover pour approfondir le lien entre les négociateurs et leurs mandants.

La signature des accords par signature électronique

Des prestataires en ligne proposent aujourd’hui un service (certes payant) de signature électronique. Les entreprises peuvent y avoir recours pour répondre aux exigences du règlement européen n°910-2014 et de l’article 1367 du code civil : un signataire identifié, une signature électronique que le signataire peut utiliser sous son contrôle exclusif, un lien clair avec le document associé à cette signature pour éviter toute modification ultérieure. C’est une solution considérée comme sûre par le ministère et ayant la même valeur qu’une signature manuscrite.

Mais d’autres méthodes peuvent aussi être utilisées comme tout simplement envoyer le projet à l’ensemble des signataires afin que chacun signe manuellement. Là encore plusieurs possibilités : soit chacun des signataires, paraphe et signe l’accord, scanne ou photographie le document page par page et le transmet par mail au signataire suivant ; soit il est envoyé un exemplaire à tous les participants chacun paraphant et signant son document.

Une autre possibilité consiste à ce qu’une organisation donne mandat à une autre pour signer en son nom. Dans ce cas, il doit y avoir une trace écrite pour éviter les contestations ultérieures.

Consulter les salariés des petites entreprises

La loi permet aux employeurs des entreprises de moins de vingt salariés ne disposant pas de représentants du personnel de consulter directement les salariés sur un projet d’accord unilatéral. Du fait des risques liés au COVID-19, un dispositif électronique de consultation à distance peut être mis en place. Il doit assurer la confidentialité du vote et l’émargement des personnes consultées. Les salariés en « activité partielle » peuvent participer à cette consultation.

Dispositif particulier de dépôt des accords liés au COVID-19

Pour faciliter le traitement des accords par la DIRECCTE, les textes doivent être codifiés spécifiquement et notamment ceux pris en application des ordonnances du 25 mars 2020 (mesures d’urgences sur les congés payés, la durée du travail, les jours de repos). Le ministère propose, lors de la saisie proposée dans l’onglet « thèmes », de renseigner le thème de niveau 1 de la manière suivante : cocher « Autres thèmes (rémunération, durée et aménagement du temps de travail, etc.) » et mettre la mention « COVID ».

Avec cette période exceptionnelle de pandémie, l’utilisation du numérique dans le processus de négociation va prendre un développement inattendu et peut-être, après coup, durable notamment dans les grandes entreprises avec des établissements multiples et des négociateurs dispersés en France ou ailleurs. Toutefois, certains ne manqueront pas (et c’est tant mieux !) de préférer la négociation en présentiel. Ces nouvelles formes de dialogue social méritent d’être encadrées pour éviter les dérives et les risques de manipulations. Elles induisent aussi des pratiques nouvelles chez les différents acteurs de la négociation. La mise en place de ces nouvelles procédures devra impérativement faire l’objet d’une négociation entre les partenaires de l’entreprise.


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